Комплектоване на лично трудово досие на служител

Началният момент, от който започва комплектоването на индивидуалното трудово досие, е сключването на новия трудов договор. В процеса на създаването на досието част от първоначалните документи се представят от служителя, а другата част се изготвят и включват в него от страна на работодателя. 

Документите, които всеки постъпващ на работа представя за целта, може условно да разделим на две групи: задължителни по закон и допълнителни. 

Задължителните документи за сключване на трудов договор според Наредба № 4 /11.05.1993 г. на МТСГ са: 

·      лична карта - ползва се само като източник на информация и се връща веднага; 

· документ за придобито образование, специалност, квалификация, и когато се изискват за длъжността документи за допълнителна квалификация, правоспособност, научно звание, специализация и други. От тези документи в трудовото досие се съхраняват копия, заверени “вярно с оригинала” от служителя, който ги е приел

· документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудова дейност по трудов договор повече от 3 месеца - оригинал; 

· свидетелство за съдимост, когато със закон или съдебен акт се изисква удостоверяването на чисто съдебно минало - оригинал. Имайте предвид, че този документ има срок на валидност 6 месеца; 

· разрешение от инспекцията по труда, когато лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години - оригинал; 

· трудова книжка или друг документ, удостоверяващ трудов стаж. В много случаи за заемането на длъжността се изисква притежаването на определен стаж. 

 Представянето им не е предвидено като задължително по Наредба № 4/11.05.1993 г. на МТСГ, но на основание чл. 348 от Кодекса на труда при постъпването си на работа служителят е длъжен да представи трудова книжка на работодателя, за да бъде отбелязан моментът на встъпване в длъжност. Практиката ни показа, че в някои случаи предишни работодатели не са приключвали и оформяли трудовите книжки според изискванията на Кодекса на труда и Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж.

                Когато работникът постъпва за първи път на работа той удостоверява това с декларация и работодателят е длъжен да му издаде трудова книжка. Според изискванията на Кодекса на труда трудовата книжка се съхранява в служителя. Служителят има задължение да представя трудовата си книжка на работодателя в посочените от Кодекса на труда и Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж случаи. Неизпълнението на това негово задължение обаче не е скрепено с определена изрична санкция. В случай че служителят не го изпълни, работодателят не разполага със законови възможности да го принуди. Практиката ни показа, че това движение на трудовата книжка от служител в работодател и обратно може да доведе до ситуация, в която служителят твърди, че е предал трудовата книжка или не я е получил обратно. Ето защо е необходимо в досието на всеки служител да се съхранява документ, който отразява това движение на трудовата книжка - получена от работодателя и предадена обратно на служителя. Всяко събитие се отбелязва по дати и се подписва от двете страни. 

Много от служителите изразяват желание трудовите им книжки да бъдат съхранявани при работодателя. Служители, които желаят работодателят да съхранява трудовите им книжки, декларират това писмено и тази декларация заедно с трудовата книжка се съхранява в трудовото им досие. Това има своите предимства, защото позволява оперативно и своевременно в трудовата книжка да бъдат вписвани всички нови обстоятелства във връзка с трудовоправното отношение. 

Когато трудовото правоотношение със служителя бъде прекратено, независимо от основанието за това,  в трудовата книжка се вписват всички данни, свързани с прекратяването. Продължителността на придобития трудов стаж се изписва с цифри и думи. Отбелязва се точно датата на встъпване в длъжност и датата на прекратяване на трудовоправното отношение. Подписва се от главния счетоводител и от работодателя и се подпечатва с печата му. За времето след 31.12.2002 г., ако продължителността на осигурителния стаж на лицата, работещи по трудово правоотношение, е равна на продължителността на трудовия стаж, в трудовата книжка при прекратяване се вписва следният текст: “Осигурителният стаж е равен на зачетения трудов стаж”. Неполучени от напуснали служители трудови книжки се съхраняват при работодателя в продължение на 50 години, след което се предават на държавен архив по установения ред;

·                     военна книжка или друг документ, удостоверяващ времето на наборна военна служба. В досието се съхраняват копията. Документът е необходим, тъй като според Наредбата за допълнителните и други трудови възнаграждения времето, прекарано в редовна военна служба и в Строителните войски, се признава за продължителна работа, за която се заплаща допълнително месечно възнаграждение в процент към уговореното основно трудово възнаграждение. 

 Всеки работодател може да изисква допълнителни документи и особено ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт. 

 Първият документ, с който всеки кандидат заявява своето желание за заемане на определена позиция във фирмата, е т. нар. “заявление за постъпване на работа” или “мотивационно писмо”. Заявлението трябва да има входящ номер и дата на подаване. В трудовото законодателство не са регламентирани като задължителни, но са необходимо условие като лично волеизявление. Освен това ние практикуваме върху заявлението на кандидата работодателят да формулира своето решение за наемането на работа или отказа си. В резолюцията се конкретизират първоначално важни елементи на бъдещия трудов договор (като например дата на постъпване, длъжност, времетраене и основания за сключване на трудовия договор по КТ, основно трудово възнаграждение и други специфични условия). 

Препоръчително е да представят и автобиографична справка.

Добра е практиката всеки кандидат за работа във фирмата да попълва и представя т.нар. “формуляр за кандидатстване за работа” с актуална снимка. Във формуляра, в удобна за попълване форма може да се събере допълнителна информация, която не е задължителна по закон или друг нормативен акт, но е необходима в процеса на управлението на персонала. Тази информация лицето дава напълно доброволно и със съзнанието, че представянето є е в негова полза, което удостоверява с подписа си. 

Добре е във формуляра да е включена информация относно: 

·                     постоянен и временен адрес и актуален телефон за връзка - при необходимост от контакт в извънработно време;  

·                     завършени учебни заведения преди последната образователна степен;

·                     допълнителни професионални квалификации и специализации; 

·                     ползвани чужди езици - като посоченото ниво на ползване трябва да може да се удостовери със съответен документ (сертификат) за завършена определена степен; 

·                     мотиви за кандидатстване във фирмата, в случай че не е представено мотивационно писмо; 

·                     информация за семейното положение и членовете на семейството - тя е полезна и във връзка с различни социални придобивки и мероприятия на организацията; 

·                     имена, адреси и телефони на лица, които биха дали препоръки за квалификацията, професионалния опит и качества на кандидата (при положение че не са представени препоръки от предишни работодатели или преподаватели, когато се постъпва за първи път на работа). 

                В края на формуляра сe записва текст, че лицето дава съгласие работодателят като администратор на лични данни да събира, съхранява и обработва негови лични данни и е уведомен, че ще ги използва за нуждите на дейността си и ще ги обработва и съхранява в електронен и писмен вид съгласно Закона за защита на личните данни. Лични данни по смисъла на този закон е всяка информация за физическото лице, която разкрива неговата физическа, психологическа, умствена, семейна, икономическа, културна или обществена идентичност. Всеки администратор на лични данни има право да ги обработва само когато те са получени законосъобразно; събрани са за определени в закон цели и се използват само за изпълнението им; точни и актуални са и съответстват по обхват на целите, за които се обработват, и се съхраняват по начин, който позволява идентифициране на физическите лица само за период, не по-дълъг от необходимия, съгласно целите, за които се обработват. Администраторът има право да обработва личните данни на физическото лице с негово съгласие, освен с изключенията, предвидени със закон. Съгласието трябва да бъде свободно изразено и да е недвусмислено. Законът предвижда три изключения, при които не се изисква съгласието на физическото лице : 

·                     когато се отнася до лични данни, събрани и обработвани по силата на задължение по закон; 

·                     когато обработването на лични данни се извършва само за нуждите на научни изследвания или на статистиката и данните са анонимни; 

·                     когато са във връзка със защита на живота или здравето на съответното физическо лице или на друго лице, както и когато неговото състояние не му позволява да даде съгласие или съществуват законни пречки за това.


                На основание чл. 130, ал. 3 от Кодекса на труда служителят има право да изисква от работодателя характеристика за професионалните си качества и резултатите от трудовата си дейност или препоръка при кандидатстване за работа при друг работодател

                Следващият момент е попълването на новото трудово досие с документите, изготвени от работодателя. Най-важният от тези документи е индивидуалният трудов договор, сключен между страните и определящ пълната съвкупност от правата и задълженията им в трудовоправното отношение. Съдържанието на трудовия договор може най-общо да разделим на две части - законово и договорно. По силата на Кодекса на труда и подзаконовите му актове в индивидуалния трудов договор могат да се уговарят толкова на брой и с такова съдържание трудови права и задължения, каквито считате, че защитават интересите ви като работодател и по отношение на които успеете да постигнете съгласие с бъдещия служител. Законовата забрана, с която трябва да се съобразявате, е, че тези права и задължения не трябва да противоречат на императивните правни норми. Клаузи, противоречащи на императивните правни норми, са недействителни. Недействителни са и клаузи, с които определяте задължения и дължими обезщетения при тяхното неспазване за времето след прекратяването на трудовото правоотношение. 

 

                Кодексът на труда не дава определение на трудовия договор, а само фиксира задължителната му писмена форма и съдържателни елементи. Във връзка с това в практиката се разработват и прилагат различни образци и макети на трудов договор.

                В трудовия договор, например може да  има клаузи, че служителят се съгласява да носи униформено облекло, да работи на сумирано отчитано сменно работно време, периодично да представя на работодателя си различни декларации, отчети за изпълнението на трудовите цели и задачи, да бъде атестиран и в зависимост от поставената оценка да получава договореното за длъжността трудово възнаграждение, да бъде ротиран по структурните единици в рамките на фирмата съобразно неговата квалификация и др. В същото време работодателят поема задължения към служителя, свързани със създаване условия за повишаване на квалификацията му, договаря се периодичността и начинът на изплащане на трудовото възнаграждение и т.н. 

                Кодексът на труда дава възможност трудовият договор да бъде сключван за неопределено време или за определен срок. Много е важно да решите какви договори ще сключвате с новопостъпващите служители и точно да запишете основанието от Кодекса на труда за сключването на договора и неговото времетраене. Ако в трудовия договор не е уговорено друго, се счита, че той е сключен за неопределено време. Нашето трудово законодателство не допуска мълчаливо сключване на срочен трудов договор. Когато работата изисква да проверите годността на новия служител да я изпълнява и сключите трудов договор с клауза за изпитване (чл. 70 КТ), не забравяйте да запишете в чия полза сте уговорили този срок за изпитване (това може да бъде всяка от двете страни поотделно или и двете заедно). Когато страните изрично не са установили в чия полза е уговорката за изпитване, законът установява, че тя е в полза и на двете страни. Трудов договор с клауза за изпитване може да бъде сключен само един път между двете страни-работодател и служител; за една и съща трудова функция; в едно и също предприятие. С измененията и допълненията на Кодекса на труда от 2001 г. беше предвидено, че трудовият договор за неопределено време не може да се превръща в договор за определен срок, освен при изричното желание на служителя, изразено писмено. Ние дори изискваме заявление в този случай от самия служител, че желае тази промяна във връзка с конкретно посочено обстоятелство. 

                Препоръчително е задълженията на служителите, произтичащи от спазването на наши вътрешнонормативни документи (като например Етичния кодекс и Стандартите за обслужване на клиенти)  да бъдат елемент на трудовия договор.

                С измененията в законодателството от 01.01.2003 г. от работодателя вече се изисква едно активно поведение и след подписването на трудовия договор до момента на заемането на длъжността от служителя. Регистрирането на всеки трудов договор в съответното териториално поделение на НОИ е задължителен момент от процеса на назначаване на нов служител съгласно чл. 62, ал. 4 от Кодекса на труда. Условията и изискванията за извършване на уведомлението са уредени в Наредбата за съдържанието и реда за изпращане на уведомленията към КТ. След получаване на справката за подадени уведомления сте длъжни да връчите на служителя копие от завереното уведомление. Връчването се удостоверява с подпис на служителя върху получената от вас справка за приети уведомления. Копие от подписаната справка ние съхраняваме в досието на всеки служител. 

                Освен при сключването на нов трудов договор уведомления се подават и когато се изменя длъжността, която е уговорена с трудовия договор, когато се променя срокът на договора и при прекратяване на трудовото правоотношение. В останалите случаи на изменение на трудовото правоотношение не се изпращат уведомления. Сроковете за тяхното подаване са различни при различните ситуации - в тридневен срок от датата на възникването или изменението на трудовото правоотношение и в седемдневен срок от неговото прекратяване. 

                Оригиналите на справките за приетите уведомления съхраняваме в отделни класьори, подредени по дати. Добре е, ако подавате информацията на дискета или чрез Интернет, към всяка справка да се съхранява и разпечатка на съответния файл. Това се налага от факта, че когато се подава уведомление за прекратяване на трудов договор, името на лицето, чийто договор е прекратен, не излиза на получената справка от НОИ. Това затруднява правенето на справка при проверка от инспекцията по труда. Всеки работодател е длъжен да съхранява справките и да ги представя на контролните органи при поискване. 

                Длъжностната характеристика е неразделна част от трудовия договор . Всеки служител писмено декларира, че е запознат с длъжностната си характеристика и е съгласен с нейното съдържание. В случай че постъпващият на работа не е съгласен с тази длъжностна характеристика не се сключва трудов договор с него. След като се запознае с нея и я подпише, служителят е длъжен да изпълнява всяко от посочените в нея трудови задължения, включително и задълженията по нормативни актове, засягащи длъжността му, както и етични норми (взаимоотношенията с клиентите на фирмата например) и то точно във вида, в който те са създадени в длъжностната му характеристика. 

                В длъжностната характеристика работодателят едностранно определя изискванията по отношение на професионалната квалификация; вида, естеството и съдържанието на трудовите задължения; връзките в трудовия процес; личните способности и умения и т.н. Специалистите отдават голямо значение на трудовоправните аспекти на длъжностната характеристика и нейната роля за управлението на персонала. Наличието на длъжностна характеристика за всяка длъжност е в основата на добрата регламентация на трудовите отношения във фирмата. С основните елементи на длъжностната характеристика ние запознаваме кандидатите за вакантна позиция още на предварителните интервюта. 

                В законодателството няма ограничения за обема (като брой и вид) длъжностни задължения, които могат да се възложат с длъжностната характеристика. Работодателят трябва да използва пълноценно възможността още при възникването на трудовоправното отношение да определи максимално пълно, точно и подробно характеристиката на длъжността и всички свои изисквания към служителя, който я заема. 

                Работодателят има право и може да променя многократно длъжностната характеристика по различни производствени и други съображения. Всяка следваща утвърдена от работодателя длъжностна характеристика се довежда до знанието на служителя и той дава съгласие да я изпълнява, като я подписва и отбелязва датата, на която се е запознал с нея. Всички длъжностни характеристики се пазят в досието на служителя. 


                При разработването на длъжностните характеристики трябва да имате предвид, че всяка длъжност се индивидуализира не със своето наименование, а с вида и естеството на включените в нея трудови задължения. В този смисъл становището дали две длъжности са различни или сходни се прави след сравняване на обема и съдържанието на трудовите задължения и другите изисквания, включени в тяхната характеристика. Това, дали създавате идентични или различни длъжности, има голямо практическо значение при: 

·                     едностранно възлагане на служителя на работа от друго естество или характер - чл. 120 от Кодекса на труда; 

·                     реализиране на възможността и сключване на допълнително споразумение за вътрешно заместване или съвместителство - чл. 259 от Кодекса на труда; 

·                     упражняване правото на подбор при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 328, ал. 1, т. 2 и т.н. 

                В последните години има практика за разработване към всяка длъжностна характеристика и на работна карта. Работните карти са индивидуален документ и конкретизират задълженията на служителите от една и съща длъжностна позиция. В нашата организация някои специфични задължения и права се присвояват на служители с една и съща длъжност в зависимост от личната квалификация. При динамичното развитие на фирмата  длъжностните характеристики бързо и лесно се актуализират, като се преработва само частта на основните задачи, трудовите операции и функции и свързаните с тях права и отговорности. Именно тези компоненти на длъжностната характеристика са “изнесени” като работна карта към самата нея. Служителят писмено се съгласява с всяка промяна в работната му карта и всички негови работни карти са съхраняват в личното му трудово досие. При анализиране и усъвършенстване на разпределението на работата в дадена структурна единица мениджърите са улеснени от детайлното описание на всички функции и задачи на всеки служител в работните карти. 


                Практиката ни показа, че понякога се налага при съдебни и други спорове да бъдат изяснявани точно длъжностните задължения на определен служител през различни периоди от неговата трудова кариера и работните карти са много удобни. 

                В трудовото досие на всеки служител като неразделна част от трудовия договор ние съхраняваме и различни декларации, които всеки служител подписва в момента на встъпване в длъжност. Това обикновено са декларации, предвидени по закон или по вътрешните правила на работодателя. Колко и какви декларации ще изисквате да подписват служителите ще решите след внимателна проверка дали има задължителни по закон за дейността на вашата фирма и каква е вътрешнофирмената потребност от конфиденциалност; информационна сигурност, избягване конфликта на интереси и др. Тези декларации се преподписват в предвидените от законовите норми срокове. 

                Препоръчително е всеки служител да подписва декларация, че се е запознал с вътрешните правила на работодателя, касаещи общия трудов ред, пропускателния режим, противопожарната безопасност, инструкциите за безопасност на труда, етичен кодекс, колективен трудов договор и други, които се отнасят за целия персонал. Ако във фирмата има разнородна дейност и отделните структурни звена имат специфични вътрешнонормативни документи, те също се предоставят на служителя и той декларира, че се е запознал с тях. Освен подписа, датата също е задължителен атрибут на всяка декларация. Това дава възможност при възникнали проблеми да се установи точно кои нормативни документи са били действащи към датата на декларацията. 

Актуализация на личното досие



                Изменението на първоначално уговорените клаузи в трудовия договор може да стане винаги, когато се постигне съгласие между страните. Изменението става по реда на чл. 119 от Кодекса на труда с допълнително споразумение. С него могат да се изменят както изрично уговорени вече клаузи в трудовия договор, така и такива, които към момента на възникване на трудовото правоотношение не са били изрично уговорени (Приложение 6). Това се отнася само за такива права и задължения, които е възможно въобще да бъдат договаряни. Когато законът забранява да се осъществяват промени, тогава всяка договореност между страните ще бъде нищожна. С едно допълнително споразумение могат да се изменят както един, така и няколко елемента на трудовото правоотношение едновременно. Задължително е в допълнителното споразумение да се посочи и моментът, от който започва действието му, тъй като често това не съвпада с датата на издаването му. Когато сте пропуснали да фиксирате този момент, допълнителното споразумение поражда правни действия от момента, в който и двете страни са се съгласили с него и са удостоверили това с подписите си. Промените, които се правят с допълнителното споразумение, може да бъдат за определено или неопределено време. Писмената му форма и подписите на страните по основния договор са задължителен атрибут на споразумението. Изменението на трудовото правоотношение може да стане по инициатива и на двете страни - работодателя или служителя. Когато служителят поиска изменения в трудовото правоотношение, той подава заявление (молба) до работодателя, като посочва точно какви изменения желае и за какъв срок. Тази молба заедно с един екземпляр от подписаното допълнително споразумение се съхранява в трудовото му досие. Всяко допълнително споразумение е неразделна част от първоначално сключения трудов договор. 

                Кодексът на труда дава възможност на работодателя в някои случаи едностранно да променя елементи от трудовия договор за определен или неопределен срок.

·                     При намаляване на обема на работа по обективни причини, когато е нецелесъобразно служителите да се намират на работното си място за пълен работен ден, работодателят може едностранно за период от три месеца в рамките на една година да въведе непълно работно време за цялата фирма или за отделно структурно звено (чл. 138, ал. 2 КТ). Въведеното по този начин непълно работно време не може да бъде с продължителност, по-малка от половината от законоустановената за периода на изчисляване на работното време. Добре е това разпореждане да е в писмена форма, за да са налице доказателства при евентуален трудов спор. 

·                     При увеличаване на трудовото възнаграждение на служителя (чл. 118, ал. 3 от Кодекса на труда). Тази разпоредба предвижда едностранно увеличаване както на основното, така и на допълнителните трудови възнаграждения. То може да се отнася както за отделни служители, така и за персонала на цялата фирма. Увеличението се оформя със заповед на работодателя. Това може да бъде както индивидуална заповед за всеки служител, така и обща заповед за всички служители, с приложен към нея списък за кого се отнася. За тази промяна на трудовия договор не е необходимо да се изготвя допълнително споразумение, но за да се запази информацията е необходимо копие от заповедта да се класира в трудовото досие на съответния служител. 

·                     Когато нуждите на предприятието налагат, работодателят може да командирова служителя за изпълнението на трудовите му задължения извън мястото на постоянната му работа, но за не повече от 30 календарни дни без прекъсване. В този случай не се изисква писменото съгласие на служителя. Кодексът на труда налага две ограничения на работодателя в този случай - абсолютно забранява командироването на бременни жени и майки на деца до 3-годишна възраст. Ако обаче майката е съгласна и го заяви писмено, тя може да бъде командирована. Командировката се оформя със заповед за командировка. Копие от тази заповед се съхранява в трудовото досие на служителя. 

·                     При производствена необходимост, както и при престой, работодателят може едностранно да възлага на служителя да извършва временно друга работа в същото или друго предприятие, но в същото населено място в срок до 45 календарни дни през една календарна година, а в случай на престой - докато той продължава. Промяната се извършва в съответствие с квалификацията и здравословното състояние на служителя. Задължението за съхраняване на копие от съответната заповед важи и за тези случаи. 

·                     Едностранно изменение на трудовото правоотношение може да възникне и поради обстоятелства, които не зависят от волята и съгласието на работодателя. Това са случаите, намерили своята правна уредба в чл. 309 от Кодекса на труда, когато бременни служителки или кърмачки изпълняват неподходяща за състоянието си работа, и в чл. 314 от Кодекса на труда, когато служител поради болест или трудова злополука не може да изпълнява възложената му работа, но може да изпълнява друга подходяща работа или същата при облекчени условия. Целта на тази правна норма е да се използва остатъчната работоспособност на служителя за извършване на подходяща трудова дейност, без това да се отразява неблагоприятно върху здравето им. Законоустановеният срок, в който работодателят трябва да изпълни това свое задължение, е 7-дневен. Тъй като изменението на основното трудово правоотношение е едностранно, то се извършва със заповед на работодателя, като условията на труд, характерът на работата и срокът на преместването се определят по предписанието на здравните органи. При неизпълнение на тези предписания работодателят дължи на служителя обезщетение по чл. 217 от Кодекса на труда. В досието на служителя трябва да съхранявате копие от издадената заповед и документа с експертното решение от здравните органи за трудоустрояване на служителя. Като работодатели бихте могли да водите дневник за регистриране на трудоустроените лица. Той може да ви послужи при прекратяването на трудовото правоотношение с някои категории служители бързо да си изясните дали се ползват със специалната закрила, предвидена за тях по чл. 333 от Кодекса на труда. 

·                     Продължителността и разпределението на работното време, които са уговорени още при постъпването, често се налага да се променят. Практикува се това да се оформя с ново допълнително споразумение. Промените може да се правят и чрез заповед на работодателя, с която се утвърждават нови графици за сменна работа или ново вътрешно разпределение на работната смяна. Право на работодателя е да установява сумирано изчисляване на работното време седмично, месечно или за друг календарен период, не по-дълъг от четири месеца. В тези случаи служителите се подписват върху съответната заповед, че са уведомени и съгласни с промените. 

·                     Изменение в трудовото възнаграждение се уговаря между страните по трудовото правоотношение при вътрешно заместване на отсъстващ служител. Според чл. 259, ал. 3 от Кодекса на труда липсата на писмен израз на тази уговорка не е пречка служителят да получава възнаграждението за заместването. Ние препоръчваме постигнатото съгласие да бъде оформено в допълнително споразумение, което съхранено в личното досие на служителя, дава информация за по-широкия профил на неговите компетенции при възлагане на допълнителни функции . 

·                     В досието се съхраняват заповеди за награди, когато са индивидуални - копие от самата заповед или извлечение от общ списък на наградени служители.

·                     Естествено се съхраняват и заповеди за дисциплинарни наказания . Практично е към самата заповед да бъдат класирани и всички необходими документи за налагането на наказанието, изисквани от Кодекса на труда - констативни записки и жалби на клиенти, документиращи нарушението на трудовата дисциплина, писмото на работодателя, с което са поискани обясненията на служителя и неговите писмени обяснения. Последните според разпоредбите на чл. 193 от Кодекса на труда могат да не бъдат дадени в писмен вид, но е за предпочитане. Този подход позволява при проверки от страна на съдебните органи по повод на възникнали трудови спорове бързо да бъде намерена и предоставена исканата информация. 

·                     в доситетаата могат да се съхратяват и получените от служителите похвали от клиенти, грамоти за успешно представяне във вътрешнофирмените мероприятия и т.н. 

·                     Голяма част от трудовото досие представляват заявленията, свързани с ползването, прекъсването или отлагането на всички видове отпуски. Поставянето им в личните досиета дава възможност бързо да се правят различни справки. Ползването на автоматизирана система за управление на персонала позволява бързо и точно да се правят необходимите персонални справки. При това положение не се налага да се разнасят документите за отпуск във всяко едно досие. Те могат да се класират по хронологичен ред за целия персонал или по структурни единици, което улеснява аналитичната работа с тях, както и унищожаването им след изтичане на срока за съхранение. Заявленията за отпуска могат да бъдат класифицирани към документите, които нямат голям срок за съхранение. Могат да се съхраняват около 2 години, след което да се унищожат. Изключения правят заявленията за неплатен отпуск по Кодекса на труда, който не се зачита за трудов стаж. Понеже това е документ, който има значение за изчисляване на трудовия стаж и оформянето на трудовата книжка на служителя при напускане, това заявление се съхранява в досието му. 

Различни са документите, които дават право за ползване на отпуск, подробно разработени в глава осма от Кодекса на труда: 

 

·         писмено разрешение от работодателя или заповед за отпуск без съгласие на работника (при продължителен престой до 5 дни); 

·         покана на работодателя за ползване на отпуск от служителя (Приложение 10); 

·         заявление на служителя за ползване на отпуск без съгласие на работодателя; 

·                    заповеди за прекратяване ползването на отпуск. 

                             Освен гореизброените, се класират и документите, удостоверяващи основанията за различните видове отпуски - уверения от учебни заведения за отпуск за обучение, удостоверения за даване на кръв, встъпване в брак и за изпълнение на други граждански и обществени задължения. 

                             В личните трудови досиета се подреждат и договори за повишаване на квалификацията или преквалификация на служителите без откъсване от работа при наличието на производствена необходимост във фирмата и желание на служителя да се обучава. Тези договори се сключват на основание чл. 234 от Кодекса на труда (Приложение 11). В тях се определят видът и условията на самото обучение. Страните договарят също срока, в който служителят ще работи за работодателя след завършване на обучението, както и финансовите отговорности при незавършване на обучението или напускане на фирмата преди да изтече уговореният срок. Когато за обучението се налага служителят да бъде командирован в страната или чужбина, се съхранява и копие от заповедта за командировка. Успешно завършеното обучение се удостоверява със съответен документ, който също се прилага в досието. 

                             Част от документите, които се съхраняват в трудовото досие на всеки служител е и атестационната карта. Ако във фирмата е разработена система за атестация на служителите, чрез която се поставя изпълнението на основни цели. Такива могат да лъдат подобряване на индивидуалната работа на всеки служител, в резултат на което се подобрява работата на отделното структурно звено и фирмата като цяло и индивидуално развитие на кариерата на всеки служител. Атестирането на служителите се извършва на период от 1 година или на 6 месеца, като се прави преглед на изпълнението на поставените цели и задачи и се дискутират появилите се проблеми и начините за тяхното по-нататъшно отстраняване. Системата ни за атестация разпределя ангажираността и отговорността между участниците в трудовия процес и се основава на: 

·                    конкретност, яснота и съгласуваност на поставените цели; 

·                    непрекъснат преглед на изпълнението на поставените цели и регулярна оценка на резултатите; 

·                    обективност на оценката. 

                Системата за атестация осигурява възможност за служителя да обсъди с ръководителя си изпълнението на задачите си и да си изясни задачите за следващ период.



Освен бална оценка за професионалното представяне на служителя през изминалия период атестационната карта съдържа и предложението на прекия ръководител за израстване му в длъжност и/или необходимостта от обучение по конкретни теми с цел повишаване на квалификацията му. 

Събирането и съхраняването на всички атестационни карти на даден служител през годините улеснява общия преглед и преценка за развитието му в кариерата и във фирмата. 

                Последните документи в трудовото досие на даден служител са обходният лист и заповедта (актът) за прекратяване на трудовото правоотношение (Приложение 12). Важно е в самата заповед да има запис, че служителят е получил трудовата си книжка. Когато основанието за прекратяване на трудовия договор е придобито право на пенсия за осигурителен стаж и възраст, в досието на служителя се пазят и копия на изготвените документи за пенсиониране - УП 1 и УП 2. Практиката ни показва, че често се налага да потвърждаваме данните в издадените от фирмата документи по искане на Националния осигурителен институт. Самите пенсионери също понякога подават молби за нови документи, необходими им за преразглеждане размера на отпуснатите пенсии. 

                При поискване от страна на напускащия служител могат да му бъдат върнати оригиналите на лични документи (сертификати, дипломи), в случай че се пазят такива и след като са копирани. 

 

 

Klima77

 

  • Сътрудничество по Програма BAS
  • Пълно абонаментно счетоводно, данъчно и ТРЗ обслужване
  • Еднократни услуги и консултации
  • Годишно счетоводно и данъчно приключване
  • Обявяване на отчети (ГФО) в Търговския регистър